Hausreinigung ausschreiben: So gelingt die WEG-Vergabe

Eine Ausschreibung für Hausreinigung ist ein positionsweises Leistungsverzeichnis mit Flächenangaben, klaren Turnussen und überprüfbaren Qualitätsregeln. Es wird zur Anlage des Reinigungsvertrags und macht Angebote verschiedener Firmen erst wirklich vergleichbar. Ergebnis muss ein Dokument sein, das Objektdaten, m²-Flächen, konkrete Intervalle und Qualitätskontrolle so eindeutig benennt, dass die Eigentümerversammlung darauf einen rechtssicheren Beschluss fassen kann.

Kurz gesagt:

  • Will man ein rechtssicheres Leistungsverzeichnis erstellen, müssen Flächen, Intervalle und Qualitätskriterien eindeutig dokumentiert sein, um unterschiedliche Angebote vergleichbar zu machen.
  • Erfolgreiche Ausschreibungen basieren auf objektiver Bestandsaufnahme, konkreten Raumgruppen und mindestens drei Vergleichsangeboten, um späteren Streit zu vermeiden.
  • Der Eigentümerversammlungsbeschluss muss Anbieter, Leistungsverzeichnis, Laufzeit und Preis klar benennen, um rechtlich Bestand zu haben.
  • Bei Angebotserstellung ist der effektive Stundenansatz zu prüfen, und die exakte Turnusangabe beeinflusst die Preisgestaltung erheblich.
  • Regelmäßige Kontrollen und Nachweise vor und während der Vertragslaufzeit sichern die Qualität langfristig.
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Inhaltsverzeichnis

Was gehört in ein rechtssicheres Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis, das vor Gericht und vor der Eigentümerversammlung Bestand hat, braucht mehr als eine grobe Aufgabenliste. Es muss so konkret formuliert sein, dass zwei unterschiedliche Reinigungsfirmen exakt dasselbe anbieten, wenn sie es lesen. Genau daran scheitern viele Ausschreibungen: Wer „regelmäßige Treppenhausreinigung“ schreibt, öffnet Tür und Tor für völlig unterschiedliche Preise und Leistungsniveaus.

Als Strukturhilfe lohnt ein Blick auf die DIN 77400, die Reinigungsleistungen nach Nutzungsgruppen ordnet. Sie ist keine Pflicht für private Objekte, aber ein bewährtes Gerüst, an dem sich auch Innungsleitfäden orientieren, etwa der Musteraufbau der Gebäudereinigerinnung Westbrandenburg.

Diese Bausteine sollte die Ausschreibungsunterlage für die Hausreinigung mindestens enthalten:

Wichtig ist die klare Trennung zwischen Vollreinigung und reiner Sichtkontrolle. Ohne diese Unterscheidung lässt sich später kaum objektiv prüfen, ob eine Firma tatsächlich vertragsgemäß gearbeitet hat, wie auch Experten der Gebäudereinigerinnung betonen. Verbrauchsmaterial wie Müllsäcke oder Handtuchpapier sollte man ebenfalls positionsweise regeln, sonst entstehen später Streitpunkte über Nebenkosten, die eigentlich vermeidbar wären.

Wie erstellen Sie die Ausschreibung Schritt für Schritt?

Die eigentliche Arbeit beginnt vor Ort, nicht am Schreibtisch. Ein belastbares Leistungsverzeichnis für die Reinigung entsteht aus einer sauberen Bestandsaufnahme, nicht aus Schätzungen.

  1. Flächen ermitteln. Nehmen Sie den Grundriss zur Hand oder messen Sie selbst nach und erfassen Sie jede Fläche in m², getrennt nach Bodenbelag.
  2. Raumgruppen bilden. Treppenhaus, Eingangsbereich, Kellerflure und Außenflächen bekommen jeweils eigene Positionen, weil sich Aufwand und Turnus stark unterscheiden.
  3. Leistungsverzeichnis als Preisblatt anlegen. Jede Position erhält eine eigene Zeile mit Fläche, Intervall und Preisfeld, wie es auch Praxisleitfäden zur Unterhaltsreinigung empfehlen.
  4. Identische Unterlagen versenden. Jeder angefragte Dienstleister bekommt exakt dieselbe Vorlage, sonst vergleichen Sie am Ende Äpfel mit Birnen.
  5. Begehungstermine protokollieren. Notieren Sie, wer bei der Objektbesichtigung war und welche Besonderheiten angesprochen wurden.
  6. Mindestens zwei bis drei Angebote einholen. Weniger Vergleichsangebote schwächen später die Beschlussfassung erheblich.
  7. Vergleichsmetriken festlegen. Monatspreis, Preis je Einzeleinsatz und daraus abgeleiteter Stundenansatz gehören in jede Auswertung.
  8. Beschlussvorlage vorbereiten. Angebotskopien, der empfohlene Anbieter, die vorgesehene Laufzeit, der Preis und das Leistungsverzeichnis als Anlage müssen der Versammlung vorliegen.

Profi-Tipp: Rechnen Sie bei jedem Angebot den effektiven Stundenansatz aus, indem Sie den Monatspreis durch die geschätzte Gesamtstundenzahl aller Einsätze teilen. Ein auffällig niedriger Stundensatz ist fast immer ein Hinweis auf Personalwechsel oder Qualitätsabstriche später im Vertrag.

Die Frequenz jeder Leistung ist dabei der größte Preistreiber überhaupt. Wer Turnusse exakt angibt, statt „nach Bedarf“ zu schreiben, bekommt spürbar engere und ehrlichere Preisspannen von den Anbietern zurück, wie Marktbeobachtungen zur Unterhaltsreinigung zeigen.

Wie wird der Beschluss zur Hausreinigung rechtssicher?

Der Beschluss der Eigentümerversammlung ist das zentrale Rechtsinstrument der ganzen Vergabe. Er muss den ausgewählten Anbieter namentlich benennen, das Leistungsverzeichnis als Anlage referenzieren, die Vertragslaufzeit festlegen und den Preis eindeutig ausweisen. Fehlt einer dieser Punkte, wird der Beschluss angreifbar, sobald ein Eigentümer ihn anfechten will.

Schriftliche Vergleichsangebote sind dabei kein bürokratisches Extra, sondern ein handfester Schutz für die Gemeinschaft. Der VDIV weist ausdrücklich darauf hin, dass die Einholung mehrerer Angebote zur ordnungsgemäßen Verwaltung gehört. Wer ohne Vergleich beschließt, riskiert, dass Gerichte den Beschluss später kassieren.

Beim Formulieren des Vertragstextes sollten Sie auf drei Punkte besonders achten:

Profi-Tipp: Legen Sie im Vertrag fest, wer im Vertretungsfall Ansprechpartner ist. Gerade bei kleineren Reinigungsfirmen fällt sonst genau in der Urlaubszeit die Kommunikation aus.

Ein Leistungsnachweis und ein Objektbuch gehören ebenfalls in den Vertrag, weil sie im Streitfall die einzige belastbare Dokumentation liefern.

Das Objektbuch hält die Reinigungsleistungen fest

Wie bewerten Sie Angebote und sichern die Qualität dauerhaft?

Ein günstiger Monatspreis sagt wenig, solange Sie nicht wissen, wie er zustande kommt. Rechnen Sie jedes Angebot auf den Preis je m² und Turnus herunter, dazu die kalkulierte Stundenleistung. Nur so erkennen Sie, ob ein Anbieter unrealistisch knapp kalkuliert hat.

Vor der Vergabe sollten Sie von jedem Dienstleister diese Nachweise verlangen:

Nach Vertragsstart braucht es feste Routinen: ein laufender Leistungsnachweis, ein gepflegtes Objektbuch und halbjährliche Begehungen mit schriftlichem Protokoll. Bei Mängeln gilt eine einfache Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt hat: Dokumentieren mit Datum, betroffenem Bereich und Foto, dann eine angemessene Nachbesserungsfrist setzen, erst danach die schriftliche Abmahnung.

Was HaWug aus der Praxis in Magdeburg und Haldensleben weiß

Viele regionale Objekte mischen Fliesen, PVC und Teppichboden im selben Treppenhaus, oft aus verschiedenen Sanierungsjahren. Das verändert Reinigungsaufwand und Materialbedarf von Etage zu Etage, was ein pauschales Leistungsverzeichnis regelmäßig übersieht. Winterliche Sonderaufgaben wie Salzschmutz im Eingangsbereich gehören ebenfalls in die Ausschreibung, sonst entsteht im Januar der erste Streit über „zusätzliche“ Leistungen.

Anbieter unterstützen Eigentümergemeinschaften bei genau diesem Schritt: Flächen vor Ort erfassen, Raumgruppen sauber trennen und daraus ein Leistungsverzeichnis bauen, das Anbieter tatsächlich vergleichbar macht.

— Sebastian

Wie HaWug Sie bei Erstellung und Vergabe der Hausreinigung unterstützt

Ein Leistungsverzeichnis selbst zu erstellen kostet Zeit, die viele Eigentümer und Verwaltungsbeiräte neben ihrem eigentlichen Job kaum aufbringen können. Es wird Unterstützung angeboten beim Aufmaß vor Ort, Aufbau des Leistungsverzeichnisses positionsweise nach Raumgruppen und Turnus, anschließend die Auswertung der eingegangenen Angebote nach Preis, Leistung und Referenzen.

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Für Wohnungseigentümergemeinschaften werden zudem Beschlussvorlagen vorbereitet und die Vertragsübergabe begleitet, damit die Eigentümerversammlung nicht erst kurz vor der Abstimmung feststellt, dass wichtige Unterlagen fehlen. Wer in der Region eine Reinigungsfirma beauftragen will, findet Details zur Gebäudereinigung auf der Leistungsseite. Für Eigentümergemeinschaften, die gleich die gesamte Verwaltung neu ordnen möchten, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf die WEG-Verwaltung. Angebote für Objekterfassung können über die Website angefragt werden.

Quellen

Für die eigene Ausschreibungsunterlage lohnt sich ein Blick in mehrere Praxisquellen. Der Leitfaden zum Leistungsverzeichnis Unterhaltsreinigung erklärt die Grundstruktur, während die Musterunterlagen der Gebäudereinigerinnung Westbrandenburg fertige Formulierungshilfen liefern. Die Vergabeempfehlung des VDIV sollte jeder Verwaltungsbeirat einmal gelesen haben, bevor er einen Beschluss zur Abstimmung stellt. Wer die Kosten der Treppenhausreinigung im Detail durchrechnen will, findet ergänzende Zahlen im Beitrag zur Treppenhausreinigung und Umlagefähigkeit.

FAQ

Was muss eine Ausschreibung für Hausreinigung mindestens enthalten?

Sie braucht Objektdaten, Flächenangaben in m², handlungsbasierte Leistungspositionen mit konkretem Intervall und klare Qualitätsvorgaben. Ohne diese Angaben lassen sich Angebote verschiedener Reinigungsfirmen nicht seriös vergleichen.

Wie viele Vergleichsangebote sollte eine WEG einholen?

Üblich und empfehlenswert sind mindestens zwei bis drei schriftliche Angebote auf Basis derselben Ausschreibungsunterlage. Der VDIV sieht das als Teil ordnungsgemäßer Verwaltung, ohne die ein Beschluss später angreifbar werden kann.

Wer erstellt das Leistungsverzeichnis für die Hausreinigung?

Verwaltungsbeiräte können es selbst erstellen, oft übernimmt aber die Hausverwaltung oder ein spezialisierter Dienstleister die Flächenerfassung und Formulierung. Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen wird unter anderem über die Gebäudereinigung angeboten.

Wie oft sollte die Reinigungsleistung kontrolliert werden?

Halbjährliche Begehungen mit schriftlichem Protokoll haben sich in der Praxis als sinnvoller Mindeststandard etabliert. Ergänzend dazu gehört ein laufender Leistungsnachweis und ein Objektbuch in jeden Reinigungsvertrag.

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